對于大型企業(yè)來說，差旅費管理一直是一個備受重視的項目。大體上，對于企業(yè)而言有兩類基本費用是可控的，第一類是人力資源成本，第二類是差旅費用。一半以上的企業(yè)財務(wù)管理人員認(rèn)為最大的挑戰(zhàn)是“缺乏員工花費的可見度”和“難以執(zhí)行的差旅報銷制度”。為何有制度卻無法執(zhí)行？現(xiàn)今科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，對于企業(yè)管理再也不是靠人，也不是靠制度，而是要依靠科技手段。

　　科技改變了我們的生活，也改變了我們的工作方式。當(dāng)Bentley軟件公司的財務(wù)人員在2010年用電子表格來統(tǒng)計和管理企業(yè)的差旅費用狀況時，恐怕很難會想到，僅僅幾年之后，一套基于云端的、智能化的差旅和費用管理系統(tǒng)能夠?qū)⑺麄儚姆彪s的手工統(tǒng)計過程中解放出來，速度更快，效率更高，細(xì)節(jié)把控更清晰，曾經(jīng)需要苦熬多個晚上才能整理出來的差旅和費用管理報告，現(xiàn)在不用花太多功夫就能從系統(tǒng)中自動生成。

　　其實，秘訣很簡單。在過去幾年中，Bentley逐步應(yīng)用了SAP+Concur的整體解決方案，真正將企業(yè)的差旅和費用管理工作放到了云端，在財務(wù)管理效率得到跨越式提升的同時，能更靈活、快速地應(yīng)對企業(yè)業(yè)務(wù)變化，進而實現(xiàn)業(yè)務(wù)成長。

　　傳統(tǒng)差旅費管理的困境

　　作為一家領(lǐng)先的跨國科技公司，Bentley在全球50多個國家及地區(qū)擁有3000余名員工。其中大部分員工需要到各地出差，為全球的工程、建筑和施工類企業(yè)進行咨詢服務(wù)，并為其提供可加快基礎(chǔ)設(shè)施項目交付并提升資產(chǎn)性能的解決方案。公司財報顯示，由此產(chǎn)生的差旅費用是Bentley公司最大的可控年度費用之一，數(shù)額僅次于員工薪酬福利。因此，如何高效管理差旅費用支出是Bentley始終面臨的一項艱巨任務(wù)。

　　像許多傳統(tǒng)的企業(yè)一樣，最初Bentley公司的差旅和費用“自動化”開始于電子表格和電子郵件。需要出差的員工使用Outlook中的模板進行差旅申請，一旦其請求被批準(zhǔn)，該申請將轉(zhuǎn)入一家商旅管理公司進行預(yù)訂。與此同時，員工也需要填寫Excel表格，用來記錄并詳述其費用開銷，并一層一層上報給經(jīng)理審批。

　　可想而知，這一流程不可避免地帶來了許多挑戰(zhàn)，比如易出錯的數(shù)據(jù)輸入，低效的紙質(zhì)文件處理，以及缺乏對消費細(xì)節(jié)的了解，等等。因此，為了獲取更好的管理差旅費用的方法，Bentley公司在2010年開始轉(zhuǎn)向其長期技術(shù)合作伙伴SAP尋求幫助。

　　從SAP差旅費控方案開始

　　作為已經(jīng)使用SAP ERP和CRM的企業(yè)用戶，Bentley發(fā)現(xiàn)SAP的內(nèi)部差旅和費用管理解決方案能在一定程度上滿足他們的需求，并為其整個差旅和費控流程帶來顯著的改進。

　　借助該解決方案，Bentley將差旅申請和費用報告進行了整合并實現(xiàn)自動化生成，從而使得差旅和費用管理人員的整個流程處理過程更加自助和便捷。對于員工來說，他們能夠自動計算匯率，并創(chuàng)建符合他們業(yè)務(wù)運作方式的工作流程，尤其是當(dāng)他們的差旅費用由客戶支付時，他們能個性化地實現(xiàn)這一步驟。無論對于財務(wù)管理人員，還是差旅員工來說，他們得以從始至終在SAP系統(tǒng)中完成費用的處理、發(fā)布、支付等流程，從而顯著提高了差旅和費用管理的效率、可見性和控制力。

　　借助Concur更進一步

　　盡管采用了SAP的內(nèi)部解決方案，Bentley的差旅和費用管理取得了較大的改進，但仍有更多的工作有待完成。特別是對其內(nèi)部不同部門進行調(diào)查之后，Bentley從內(nèi)部發(fā)掘了許多需求。差旅員工希望用流暢而簡單的應(yīng)用程序一站式地完成從差旅預(yù)定到費用報銷的一切事物；財務(wù)應(yīng)付賬人員想要縮減每個月可能消耗長達一個星期的過賬和處理時間；法務(wù)人員希望擁有一套統(tǒng)一的政策適配不同國家和地區(qū)；每個人都希望整個流程能夠更加移動化、數(shù)字化。因此，在2013年，Bentley開始尋找其他解決方案并最終選擇了全球差旅與費用管理市場領(lǐng)導(dǎo)者Concur，其數(shù)字化的差旅和費用管理解決方案讓Bentley曾經(jīng)遇到的問題迎刃而解：

　　基于云的自動化解決方案，能夠快速更新和升級，可以處理申請和對公支付的獨特邏輯的多級審批工作流程。航空公司、酒店和汽車供應(yīng)商的電子收據(jù)可直接錄入Concur應(yīng)用平臺，自動填寫費用報告并附有逐項費用細(xì)分，自動計算貨幣兌換率，自動計算特種稅，比如英國的增值稅、澳大利亞的附加福利稅等。通過Concur的應(yīng)用，在智能手機上進行簡單的照片拍攝以取代繁瑣的收據(jù)掃描，自動填充費用并將收據(jù)附在費用報告中，對違反政策的費用報告進行100%復(fù)核的審計服務(wù)、互動的儀表盤、報告和提醒，提供支出的實時分析。

　　SAP+Concur：1+1＞2

　　除了上述Concur解決方案帶來的優(yōu)勢，Concur與SAP的合并，幫助Bentley公司實現(xiàn)了Concur與其原有SAP系統(tǒng)的無縫集成。由此，SAP SuccessFactors中的人力資源信息和SAP ERP中的成本對象被直接自動接入到Concur，自動創(chuàng)建和更新員工資料。這些配置文件將自動發(fā)送給Bentley的差旅管理公司和其他合作伙伴，始終保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和即時性。

　　差旅人員在出差之前不必再填寫表格，他們的申請信息已錄入系統(tǒng)中。當(dāng)組織結(jié)構(gòu)改變時，信息會自動更新，管理者或者審批者關(guān)系也隨之更新。當(dāng)然，信息也同樣能夠反向流動。Concur中的差旅費用和支出細(xì)節(jié)也會在其SAP ERP系統(tǒng)中被更新，企業(yè)能夠?qū)︻A(yù)算狀況和費用計劃進行隨時隨地、精確的查看。

　　正是有了這樣“三步走”的發(fā)展，今天的Bentley公司差旅及費用管理團隊已經(jīng)看到了他們所期待的結(jié)果：員工得以花費更少的時間處理報告，并擁有更多的時間來管理支出；企業(yè)用于支付差旅費用的現(xiàn)金流得以優(yōu)化與管控；財務(wù)團隊獲取了更多差旅費用的細(xì)節(jié)，據(jù)此能夠進行深入分析并給出更詳盡的差旅和費用管理分析報告。

　　更為重要的是，SAP+Concur的整體解決方案使Bentley能夠更加快速適應(yīng)業(yè)務(wù)需求變化，并相應(yīng)調(diào)整企業(yè)政策。今天，無論Bentley在何處開展業(yè)務(wù)，SAP+Concur的差旅和費用管理解決方案都能夠與其一同成長，幫助Bentley有效管控差旅成本的同時，讓員工免去后顧之憂，享受“完美差旅”。

　　相關(guān)鏈接

　　Concur是SAP旗下為企業(yè)提供差旅與費用管理解決方案的市場領(lǐng)導(dǎo)者，致力幫助企業(yè)及其員工輕松管理差旅與費用報銷。

　　Concur的解決方案操作簡單，可高效地管理并規(guī)范員工費用報銷，降低企業(yè)成本并節(jié)省管理時間。同時，其靈活性與可擴展性的優(yōu)勢還可以滿足個別員工或用戶的要求，實現(xiàn)不同規(guī)模企業(yè)對差旅與費用管理的需要。

　　此外，通過Concur的移動應(yīng)用方案，員工可以通過智能手機管理及分享差旅行程，隨時隨地創(chuàng)建、查看或?qū)徟M用報銷。

　　Concur協(xié)助企業(yè)管理員工差旅行程，確保員工在出差前的預(yù)訂符合企業(yè)政策，并在差旅結(jié)束后核對各項費用。通過獲取差旅開支的各項資料，Concur為企業(yè)提供可靠的數(shù)據(jù)，讓企業(yè)更有效地與服務(wù)供應(yīng)商進行議價、計劃預(yù)算方案，并有效控制差旅開支和管理其合規(guī)性。目前，Concur的服務(wù)覆蓋全球150多個國家的36000多個客戶。

　　本報記者 張歡

關(guān)注讀覽天下微信， 100萬篇深度好文， 等你來看……