魏海濤（山東羅欣藥業(yè)集團股份有限公司）

　　摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)的不斷推廣，加之“金稅工程”在稅務與企業(yè)之間的廣泛應用，我國已開始在全國范圍內(nèi)推廣發(fā)票電子化改革。此項改革不僅對稅務機關(guān)的征管方式產(chǎn)生巨大影響，還給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，特別是我國企業(yè)原有的財務管理帶來較大挑戰(zhàn)。本文對發(fā)票電子化趨勢下企業(yè)財務管理面臨的挑戰(zhàn)與變革進行分析，提出強化財務管理的具體措施，以提高企業(yè)財務管理水平，助力其實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

　　關(guān)鍵詞：發(fā)票電子化；財務管理；挑戰(zhàn)；變革

　　引言

　　電子發(fā)票雖然與紙質(zhì)發(fā)票具有相同的內(nèi)容與功能，但是電子發(fā)票是建立在虛擬的數(shù)據(jù)庫、服務器與互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)之上的。隨著發(fā)票電子化的推行和應用，企業(yè)財務管理面臨新的風險和挑戰(zhàn)，原有的財務管理模式需要進行調(diào)整和創(chuàng)新。因此，企業(yè)應積極應對發(fā)票電子化改革帶來的挑戰(zhàn)，梳理自身在發(fā)票管理、財務管理中的不足。通過結(jié)合信息化技術(shù)、發(fā)票電子化、稅收籌劃和會計核算等手段，企業(yè)可以提升財務信息化管理效率，提高財務管理的透明度和可控性。

　　發(fā)票電子化趨勢下企業(yè)財務管理的重要性

　　一、提高企業(yè)發(fā)票管理效率

　　第一，在傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票管理模式下，發(fā)票管理流程十分復雜。紙質(zhì)發(fā)票在申領(lǐng)、開具、打印與郵寄等方面均需要遵守一定的規(guī)程，同時受到發(fā)票開具地及相應權(quán)限等方面的限制與影響。從發(fā)票取得方來看，財務人員在獲取發(fā)票后還需要對發(fā)票的真?zhèn)芜M行網(wǎng)上查詢，審核發(fā)票抬頭、清單、數(shù)量，最終經(jīng)過歸類、編號后進行財務核算與歸檔。這樣的管理模式存在鏈條長、流程多、成本與風險高等特點。第二，推行發(fā)票電子化后，企業(yè)可利用“金稅工程”系統(tǒng)、ERP（企業(yè)資源計劃）、財務共享等信息化平臺實現(xiàn)對發(fā)票全生命周期的監(jiān)控與管理，并將發(fā)票以電子數(shù)據(jù)的形式予以保存、傳遞。一方面，對于電子發(fā)票的開具，企業(yè)財務人員可以通過統(tǒng)一的發(fā)票管理平臺辦理。同時，企業(yè)通過ERP綜合管理平臺實現(xiàn)與發(fā)票管理系統(tǒng)的對接。這可以使財務人員及時獲取發(fā)票相關(guān)數(shù)據(jù)，通過發(fā)票管理協(xié)同信息化平臺，實現(xiàn)電子發(fā)票自動化開具、自動化交付。另一方面，在發(fā)票接收環(huán)節(jié)，接收方在電子發(fā)票平臺上自動接收、歸集發(fā)票，并利用自身的結(jié)算系統(tǒng)完成發(fā)票查驗、報賬提請等操作，精簡發(fā)票管理的中間環(huán)節(jié)，提升企業(yè)財務管理信息化水平。

　　二、降低企業(yè)納稅申報風險

　　在發(fā)票電子化推行之前，財務人員通常會利用電子表格來匯總和計算納稅申報數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)讀取和收集方面，沒有電子化系統(tǒng)的支持，財務人員只能通過人工取數(shù)的方式進行，導致工作量大、難度高，并且容易出現(xiàn)錯誤。企業(yè)財務人員在進行納稅申報過程中，由于稅收政策的變化和新會計準則的出臺等因素，納稅申報存在一定的風險，特別是在手工填制模式下，錯報的風險會進一步加大。例如，在一些大型企業(yè)，其涉稅業(yè)務量很大，稅種也比較多。同時，納稅申報的流程復雜且納稅主體存在多樣性，如果財務人員在發(fā)票獲取、發(fā)票開具、納稅申報計算、稅收政策應用等方面存在問題，都將增加企業(yè)稅務風險。在發(fā)票電子化趨勢下，財務人員可利用信息化系統(tǒng)實現(xiàn)納稅申報全過程、全要素的自動化管理，大大降低人為差錯的概率，提升納稅申報的準確性。例如，在EPR、財務共享、“金稅四期”系統(tǒng)支持下，財務人員可以實現(xiàn)電子發(fā)票的統(tǒng)一管理、存儲、管控，并可隨時了解發(fā)票使用、余額情況，隨時將發(fā)票內(nèi)容與會計核算進行比對。在確保會計信息質(zhì)量的同時，稅務人員編制的稅收籌劃方案、納稅申報表更加準確。此外，企業(yè)財務人員申報納稅數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)將為財務人員提供有關(guān)政策、準則等方面的信息，并提醒財務人員會計數(shù)據(jù)與稅務數(shù)據(jù)之間的差異，避免出現(xiàn)漏報。最終，由系統(tǒng)形成統(tǒng)一格式的納稅申報表，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導審批后，財務人員即可提交。

　　三、幫助財務人員進行分析

　　在發(fā)票電子化背景下，財務人員可通過大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)對海量發(fā)票數(shù)據(jù)進行收集、整理，為管理者決策提供相關(guān)參考。一是利用電子發(fā)票實現(xiàn)客戶分析。企業(yè)財務人員可利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，在網(wǎng)上廣泛收集企業(yè)產(chǎn)品客戶所開具的增值稅相關(guān)信息。財務人員通過匯總、分類，了解客戶在數(shù)量、單價、購買次數(shù)等方面的信息，為本企業(yè)市場營銷方案的制定提供分析資料。二是實現(xiàn)對供應商的精準分析。企業(yè)在采購、銷售過程中，會與眾多供應商進行長期合作，在合作過程中也會產(chǎn)生大量的電子發(fā)票。企業(yè)財務人員通過大數(shù)據(jù)等技術(shù)可以實現(xiàn)對發(fā)票中有關(guān)數(shù)量、價格、時間等內(nèi)容的匯總與分析，綜合性地對供應商履約情況、商品質(zhì)量、價格波動等情況予以評價。三是實現(xiàn)對員工報銷活動的有效管理。企業(yè)員工在經(jīng)辦業(yè)務時，必須以合法、完整的發(fā)票作為入賬依據(jù)。在發(fā)票電子化改革后，財務人員可通過發(fā)票系統(tǒng)，實現(xiàn)原始憑證網(wǎng)上審核、報銷處理與數(shù)據(jù)保存，并通過分析手段將不同類型的費用支出進行歸類，多維度呈現(xiàn)企業(yè)成本結(jié)構(gòu)，為完善成本管理制度、降低成本提供素材。例如，財務人員、內(nèi)部審計人員可以通過發(fā)票系統(tǒng)對以往報銷中存在的問題進行追蹤，在規(guī)范報銷流程的同時，確定發(fā)票責任。

　　發(fā)票電子化趨勢下企業(yè)財務管理面臨的挑戰(zhàn)

　　一、對財務人員電子發(fā)票識別能力提出較高要求雖然電子發(fā)票提高了票據(jù)傳遞、報銷的效率，但是在運行過程中由于其自身所具有的數(shù)字化、虛擬化特點，也會對原有財務管理形成挑戰(zhàn)。一是受傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票管理模式的影響，財務人員已經(jīng)形成了一定的習慣，即使是在發(fā)票電子化改革后，一些財務人員也會將電子發(fā)票打印、裝訂、存檔。二是紙質(zhì)發(fā)票通常是一式三聯(lián)或四聯(lián)，發(fā)票只能報銷一次。在發(fā)票電子化改革后，電子發(fā)票可以被無限次打印。這樣電子發(fā)票將面臨重復打印報銷的風險，無形中增加了企業(yè)違紀風險。三是電子發(fā)票比紙質(zhì)發(fā)票更加容易被篡改。利用圖像處理軟件對電子發(fā)票上的數(shù)據(jù)信息進行篡改，且人眼很難識別。被篡改的電子發(fā)票如果通過報銷入賬歸檔，對企業(yè)財務管理來說，無疑是留下了隱患。

　　二、促使企業(yè)提升電子化檔案管理水平

　　電子發(fā)票能否順利實施并發(fā)揮作用，將直接影響企業(yè)會計信息質(zhì)量與財務管理水平。一是一些企業(yè)由于在發(fā)票電子化改革后，未能構(gòu)建完善的信息化平臺和科學、適用的財務管理制度體系，并且相應的財務人才缺乏，這些因素將直接增加企業(yè)財務管理風險。比如，個別企業(yè)出于成本因素考慮，未能將財務核算系統(tǒng)與發(fā)票管理系統(tǒng)實現(xiàn)端口對接，未能建立集核算、內(nèi)控、發(fā)票管理于一體的信息化管理系統(tǒng)，導致電子發(fā)票的管理優(yōu)勢無法得到發(fā)揮。二是部分企業(yè)受傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票管理模式影響，在會計報銷、會計記錄與發(fā)票管理過程中仍沿用傳統(tǒng)模式，并沒有真正發(fā)揮電子發(fā)票在節(jié)約成本、減少流程上的優(yōu)勢，使發(fā)票電子化管理流于表面。例如，個別企業(yè)財務人員在獲取電子發(fā)票后，只重視電子發(fā)票打印后的裝訂、入賬，未實施電子發(fā)票在信息化系統(tǒng)中上傳、錄入數(shù)據(jù)庫等信息化管理流程。三是發(fā)票電子化管理需要企業(yè)在財務管理制度、人才培訓、內(nèi)部控制、大數(shù)據(jù)應用等方面對原有制度進行調(diào)整、完善，以制度來規(guī)范電子發(fā)票管理。但是，目前個別企業(yè)在制度建設(shè)及人才專業(yè)技術(shù)培訓等方面不完善，無法適應電子化趨勢對企業(yè)電子化檔案管理的新要求。

　　三、增加了企業(yè)網(wǎng)絡安全風險與數(shù)據(jù)丟失風險

　　電子發(fā)票的運行依賴互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)的支持，雖然其在管理效率方面具有顯著的優(yōu)勢，但在流轉(zhuǎn)、保存等日常管理中也面臨信息化技術(shù)所帶來的風險。例如，發(fā)票被惡意篡改、網(wǎng)絡P圖、數(shù)據(jù)拷貝等風險，直接影響企業(yè)財務管理工作的正常開展。一是來自網(wǎng)絡方面的風險。在實施發(fā)票電子化管理后，企業(yè)數(shù)據(jù)庫可能會受到木馬、黑客、監(jiān)聽、病毒等的攻擊，甚至個別人員會利用圖片軟件對電子發(fā)票進行篡改或偽造，加大了企業(yè)的法律風險。二是發(fā)票在保存過程中的風險。電子發(fā)票通常會在數(shù)據(jù)庫、光盤、硬盤、服務器等介質(zhì)中進行保管，如果計算機出現(xiàn)斷電、故障等情況，可能會使電子發(fā)票丟失，給企業(yè)帶來無法挽回的損失。在“金稅四期”、發(fā)票電子化改革背景下，企業(yè)財務、信息安全管理面臨較大挑戰(zhàn)。如果企業(yè)無法滿足發(fā)票電子化改革的要求，不但會影響財務管理效率，還會增加企業(yè)的稅務、法律風險。

　　發(fā)票電子化趨勢下企業(yè)加強財務管理的具體措施

　　一、對電子發(fā)票進行精準識別

　　第一，為避免電子發(fā)票被篡改、偽造等問題的發(fā)生，企業(yè)應對業(yè)務辦理人員、財務人員進行業(yè)務培訓，使其樹立起依法納稅、合法使用發(fā)票的思想意識。同時，企業(yè)應對業(yè)務人員使用違規(guī)發(fā)票的行為給予嚴厲懲罰，從源頭堵住虛假發(fā)票報銷漏洞。一是在發(fā)票審核流程，企業(yè)財務人員應利用大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫或電子表格，對已經(jīng)使用過的發(fā)票建立臺賬。二是財務人員利用發(fā)票代碼的唯一性特點，對發(fā)票報銷人、報銷時間、審批部門等信息進行詳細登記，為發(fā)票審核提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。比如，企業(yè)可以在財務管理系統(tǒng)中增設(shè)發(fā)票查詢模塊，規(guī)定業(yè)務人員在系統(tǒng)內(nèi)提交發(fā)票報銷前，必須錄入唯一的發(fā)票代碼。發(fā)票代碼聯(lián)網(wǎng)與數(shù)據(jù)庫進行比對、驗證通過后，財務人員才可以對該發(fā)票的報銷活動進行審核、審批。第二，為了避免電子發(fā)票出現(xiàn)人為偽造、篡改等問題，企業(yè)財務人員可利用稅務機關(guān)提供的增值稅發(fā)票查驗系統(tǒng)對電子發(fā)票加以辨別。此外，財務人員也可通過手機查驗 APP、微信等工具對增值稅發(fā)票進行掃碼查驗，以檢查該發(fā)票是否真實、是否被重復入賬。具備條件的大型企業(yè)，可以與軟件公司進行溝通，委托其在ERP、財務共享平臺中增加發(fā)票查驗模塊，以解決日常電子發(fā)票數(shù)量大、工作難度大等問題，實現(xiàn)財務人員對發(fā)票的批量查驗。

　　二、為發(fā)票電子化運行提供良好的環(huán)境

　　發(fā)票電子化的推進，對企業(yè)財務人員專業(yè)素質(zhì)、財務管理制度、信息化建設(shè)等提出了新的要求。企業(yè)應在人員培訓、制度與信息化建設(shè)等方面為電子發(fā)票運行提供良好的環(huán)境。第一，在財務人員方面。企業(yè)應聘請稅務師事務所、軟件公司、稅務機關(guān)相關(guān)專家，就電子發(fā)票開具、使用、保管及信息化技術(shù)操作等內(nèi)容對企業(yè)財務人員進行全面的培訓。企業(yè)通過后續(xù)教育、鼓勵財務人員考取資格證書等方式，提升其專業(yè)技術(shù)，應對電子發(fā)票對財務管理帶來的挑戰(zhàn)。第二，在信息化建設(shè)方面。一是企業(yè)應安排足夠的預算，安裝使用ERP、財務共享和“金稅工程”等信息化系統(tǒng)，按照業(yè)財融合改革要求，將業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)進行融合、共享。二是企業(yè)通過一體化的發(fā)票管理平臺，實現(xiàn)自動化的業(yè)務監(jiān)控和會計核算，實現(xiàn)發(fā)票自動化、數(shù)字化和智能化管理，減少財務人員工作量，提高電子發(fā)票管理效率。三是企業(yè)應及時更新升級信息化軟硬件設(shè)施，確保企業(yè)財務管理信息化運行的穩(wěn)定性和技術(shù)的先進性，以此夯實企業(yè)電子發(fā)票推行的基礎(chǔ)。

　　三、增強企業(yè)電子發(fā)票風險防范意識

　　在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)及人工智能環(huán)境下，企業(yè)應增強電子數(shù)據(jù)安全防范意識，并從人員、網(wǎng)絡、計算機等層面保障電子發(fā)票安全。一是在人員方面，企業(yè)應根據(jù)財務內(nèi)控、稅收籌劃、會計準則等規(guī)定，在內(nèi)部制定科學的網(wǎng)絡安全管理制度。企業(yè)在制度中明確業(yè)務部門、財務部門的工作流程與職責義務，并建立安全責任問責機制，以降低因人為因素導致的企業(yè)電子發(fā)票安全風險。二是在信息化設(shè)施方面，企業(yè)應為電子發(fā)票管理組建、配備專職的信息化管理人員，由其負責信息化系統(tǒng)的日常維護、系統(tǒng)升級及定期安全隱患排查等工作，使電子發(fā)票管理系統(tǒng)平穩(wěn)、安全運行。三是在網(wǎng)絡安全防范方面，企業(yè)應通過內(nèi)外網(wǎng)分離、安裝防火墻、加密狗登錄等方式，限制非財務人員接觸電子發(fā)票數(shù)據(jù)。同時，指派專人定期對電子發(fā)票數(shù)據(jù)進行備份，及時更換備份硬盤、服務器，確保財務數(shù)據(jù)、業(yè)務數(shù)據(jù)、電子發(fā)票數(shù)據(jù)安全完整。

　　結(jié)語

　　電子發(fā)票的廣泛應用，為企業(yè)財務管理帶來變革與挑戰(zhàn)。企業(yè)應認真分析電子發(fā)票管理中存在的不足，通過采取人員培訓、完善制度、加大信息化投入、加強安全防范等措施，確保電子發(fā)票高效運行，在降低企業(yè)稅務風險的同時，實現(xiàn)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

　　參考文獻

　　[1]崔夢竹.發(fā)票電子化對企業(yè)財務管理影響淺析[J].新會計 ,2023(11):51-52.

　　[2]付麗.中小企業(yè)財務管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型[J].上海企業(yè),2024(5):131-133.

　　[3]馮旭東.集團企業(yè)財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型方法研究[J].中國農(nóng)業(yè)會計 ,2024(9):12-14.

　　[4]韓琴.企業(yè)財務管理的智能化發(fā)展模式探析[J].財會學習 ,2024(13):1-3.

　　[5]范君蘭.大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)財務信息化管理[J].中國商人 ,2024(5):158-160.

　　作者簡介：魏海濤，本科，中級會計師，研究方向為成本管理、預算管理。

關(guān)注讀覽天下微信， 100萬篇深度好文， 等你來看……