新醫(yī)改下的信息化變革
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- 發(fā)布時(shí)間:2009-09-17 16:43
只有兩三個(gè)人的IT隊(duì)伍，如何滿足企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的信息化需求？北京中電華大電子設(shè)計(jì)有限責(zé)任公司（簡(jiǎn)稱“華大電子”）給出了自己的答案——業(yè)務(wù)架構(gòu)平臺(tái)，在平臺(tái)之上，企業(yè)可以非常便利地進(jìn)行IT系統(tǒng)的不斷開發(fā)和深化應(yīng)用。
華大電子成立于2002年6月，是國(guó)家第二代居民身份證專用芯片模塊研制、生產(chǎn)供貨單位，也是中國(guó)石化加油卡唯一芯片模塊供貨商，還是青藏鐵路移動(dòng)通信SIM卡芯片供貨商。它是“中國(guó)智能卡十強(qiáng)企業(yè)”，也是“中國(guó)十大集成電路設(shè)計(jì)企業(yè)”之一。
張書波是華大電子資源管理部經(jīng)理，負(fù)責(zé)整個(gè)公司的信息化建設(shè)，規(guī)劃公司信息化的發(fā)展路線，王工是該部門信息化建設(shè)的技術(shù)主管，負(fù)責(zé)公司重要信息化項(xiàng)目的方案策劃、需求整理、項(xiàng)目管理等工作。2006年，他們都從公司的業(yè)務(wù)部門調(diào)到IT部門，著手開展信息化。在此之前，華大電子的信息化基本上是一張白紙，如何在白紙上快速、有效地勾畫出美妙的信息化藍(lán)圖，是擺在他們面前的挑戰(zhàn)。
走平臺(tái)路線
現(xiàn)在回顧起來(lái)，華大電子推進(jìn)信息化的步伐并不慢。2007年7月，華大電子上線了OA、CRM系統(tǒng)；2007年9月，上線了HR系統(tǒng)中的請(qǐng)假模塊、質(zhì)量分析數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)；2007年12月，上線了HR系統(tǒng)中的績(jī)效考核模塊；2008年3月，上線任職資格管理模塊；2008年7月，上線設(shè)計(jì)查詢系統(tǒng)和部分流程管理模塊，2008年10月，上線合同評(píng)審管理模塊。
僅有兩三個(gè)人的IT部門如何能夠如此密集地上線系統(tǒng)？答案就在于平臺(tái)。基于起步軟件的X3平臺(tái)，IT人員得以快速開發(fā)出滿足業(yè)務(wù)部門需求的信息系統(tǒng)。之所以選擇走平臺(tái)路線，而沒有選擇實(shí)施常規(guī)的套裝軟件，他們認(rèn)為主要基于如下三點(diǎn)原因。
一是公司的內(nèi)部管理與主流的套裝軟件都不完全一樣，如果套用現(xiàn)成的軟件，必須對(duì)現(xiàn)有管理進(jìn)行改變。在信息化從無(wú)到有的過程中，他們并不希望給公司帶來(lái)劇烈的改變，否則更難爭(zhēng)取到公司上下對(duì)信息化的支持，溫和的變革更易讓人接受。
“而且，由于管理模式不一樣，關(guān)注點(diǎn)也不一樣。譬如績(jī)效考核，我們是請(qǐng)咨詢公司定制的績(jī)效考核體系，很多套裝軟件的HR模塊都不能滿足我們的需求。另一方面，成熟套裝軟件中的很多功能我們都未必用得上，比如說(shuō)CRM，我們對(duì)CRM的關(guān)注點(diǎn)有自己的特色，如果用到成熟軟件CRM功能可能只會(huì)用到其中的30%，這顯然是嚴(yán)重的浪費(fèi)，而且系統(tǒng)后續(xù)維護(hù)的成本也很高?！睆埥?jīng)理說(shuō)，“平臺(tái)則可以讓我們能夠靈活應(yīng)對(duì)各種需求，繁簡(jiǎn)自定、收放自如。”
二是盡量避免做集成。如果各個(gè)業(yè)務(wù)單元（如OA、CRM、HR等）分別實(shí)施專有的軟件，就會(huì)不可避免地帶來(lái)整合難題，這不僅是工作量的增加，而且很有難度，很容易形成部門級(jí)的“信息孤島”。走平臺(tái)路線則在很大程度上避免了這一問題。
三是不受制于人，自己掌握主動(dòng)權(quán)。由于公司的信息化從無(wú)到有，必然是不斷發(fā)展和完善的，相應(yīng)的信息化需求也不是一成不變的。一旦有變動(dòng)，就要花高價(jià)尋求于廠商幫忙，有受制于人的被動(dòng)感，而平臺(tái)可以靈活開發(fā)，利用起步科技的X3平臺(tái)和建模工具，公司內(nèi)部的IT人員就可以快速開發(fā)系統(tǒng)，“一般功能在兩周到一個(gè)月期間，就能實(shí)現(xiàn)。”王工說(shuō)。系統(tǒng)開發(fā)的時(shí)間比較短，如果流程變化，修改起來(lái)比較方便快速，只有兩三個(gè)人也能應(yīng)付得過來(lái)，而且很能體現(xiàn)出自主開發(fā)調(diào)整的能動(dòng)性。
難在梳理IT需求
華大電子年輕的IT部門一開始就感到，推進(jìn)信息化最大的困難在于：業(yè)務(wù)部門無(wú)法提出和整理出有效的需求，當(dāng)時(shí)，業(yè)務(wù)部門對(duì)信息化沒有感性認(rèn)識(shí)，對(duì)于提出完整、條理的信息化需求的任務(wù)感到很為難。所以，IT部門最初用于系統(tǒng)開發(fā)的時(shí)間并不多，大部分時(shí)間是在做需求調(diào)研。
需求最重要，它是信息化的起始。梳理需求還是以業(yè)務(wù)部門為主，那么，什么是需求？“能幫助業(yè)務(wù)部門從繁重的重復(fù)性工作中解脫出來(lái)”就是需求。
以往，華大電子一些部門的工作中有很多重復(fù)性的，譬如合同管理，合同管理部門既要負(fù)責(zé)合同的審批、找公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門簽字，又要管理合同的簽署和歸檔情況，還需要給公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供不同的銷售、采購(gòu)報(bào)表，但由于每個(gè)部門的關(guān)注點(diǎn)不一樣，它們需要的數(shù)據(jù)也是不一樣的。以往都是紙質(zhì)的，通過Excel對(duì)合同和銷售、采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行人為管理，存在大量的重復(fù)性勞動(dòng)；現(xiàn)在，信息系統(tǒng)的實(shí)施可以通過合同評(píng)審流程，完成合同的審批，人們?cè)僖膊挥玫教幦フ翌I(lǐng)導(dǎo)簽字。同時(shí)，華大電子對(duì)合同的簽署和歸檔情況也可以統(tǒng)一管理，能自動(dòng)生成各種想要的數(shù)據(jù)報(bào)表，方便為不同部門提供不同的數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)是唯一的，不會(huì)出現(xiàn)任何紕漏和差錯(cuò)，減輕了合同管理人員的工作量，同時(shí)也解決了合同申請(qǐng)人四處找人簽字評(píng)審的困難，提高了工作效率。
另外，還有很多業(yè)務(wù)流程是不斷變化的，IT系統(tǒng)要能適時(shí)滿足這種變化，快速構(gòu)建而不是落在業(yè)務(wù)部門后面。最為典型的例子是HR系統(tǒng)，最開始，系統(tǒng)中只有請(qǐng)假、績(jī)效考核模塊；后來(lái)，公司為了加強(qiáng)對(duì)員工效率的管理，增加了考勤系統(tǒng)，這就需要將考勤系統(tǒng)與請(qǐng)假系統(tǒng)整合；原來(lái)請(qǐng)假周期是自然年，大家都習(xí)慣性地都把年假留到年底，結(jié)果年底的時(shí)候休年假的人太多，影響工作開展。為了解決這一問題，人力資源部就根據(jù)出生年月將年假劃分為4個(gè)周期，對(duì)此請(qǐng)假系統(tǒng)也要做相應(yīng)的調(diào)整。
與業(yè)務(wù)部門形成同盟軍
“從比較受器重的核心業(yè)務(wù)部門調(diào)到做為支撐服務(wù)的二線部門，你們?cè)敢鈫幔俊泵鎸?duì)記者的問題，張經(jīng)理和王工都微笑著回答：“當(dāng)然愿意。在IT部門可以幫助其他業(yè)務(wù)部門解決難題，減輕他們的工作量，提高他們的工作效率。也就是說(shuō)，IT可以為他人造福，這種成就感是只有在IT部門才能體會(huì)得到的?！?br>
張經(jīng)理說(shuō)，IT部門首先談的不應(yīng)是管理，而是為企業(yè)所有員工提供服務(wù)?！癐T部門一定要找準(zhǔn)定位，那就是‘服務(wù)’，本著‘為同事提供便利’的原則?！彼麄兲钩?，“由于自己是軟件專業(yè)出身的，管理方面始終是個(gè)弱項(xiàng)，為了彌補(bǔ)這一不足就必須尋找合作伙伴，與業(yè)務(wù)部門形成同盟軍?！?br>
“從服務(wù)的角度出發(fā)推動(dòng)信息化”、“與業(yè)務(wù)部門形成同盟軍”，這是華大電子IT部門的心得，也是他們爭(zhēng)取業(yè)務(wù)部門支持IT建設(shè)的法寶。他們強(qiáng)調(diào)：“信息化一定要以業(yè)務(wù)部門為主，IT是輔助部門，要把業(yè)務(wù)部門推到前臺(tái)，IT與業(yè)務(wù)部門積極配合，幫助業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)它們的需求。因?yàn)闃I(yè)務(wù)部門對(duì)業(yè)務(wù)的理解更深刻，能否將系統(tǒng)真正使用起來(lái)也取決于業(yè)務(wù)部門的同事?！?br>
剛剛推行信息系統(tǒng)時(shí)，會(huì)在一定程度上增加同事的工作量，并有一些工作習(xí)慣的改變。譬如，以往只有工作周報(bào)和月報(bào)，上了系統(tǒng)后則要求記錄工作日志；還要在系統(tǒng)中及時(shí)提交客戶溝通記錄、會(huì)議紀(jì)要等，這些在以前都是不做要求的。同事最開始都不習(xí)慣于提交，自然會(huì)有一個(gè)適應(yīng)的過程，這就需要業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)鼎力推動(dòng)。
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)講，信息化有益于統(tǒng)一管理、提高效率、促進(jìn)溝通，因?yàn)樵谛畔⑵脚_(tái)之上就可以看到全體員工的工作情況，領(lǐng)導(dǎo)首先要認(rèn)識(shí)到信息化的價(jià)值，才能從根本上推動(dòng)和促進(jìn)，這也就是所謂的“一把手”效應(yīng)?！肮绢I(lǐng)導(dǎo)將客戶溝通記錄作為員工的考核指標(biāo)，規(guī)定每半年不少于多少次。這樣的規(guī)定一執(zhí)行，效果是立竿見影的，信息系統(tǒng)就能得到廣大員工真正的應(yīng)用?！睆埥?jīng)理說(shuō)。
華大電子IT部門始終強(qiáng)調(diào)，IT系統(tǒng)是幫助員工的，而不是管理員工的。舉一個(gè)最簡(jiǎn)單的例子：“在幫助公司規(guī)范、梳理業(yè)務(wù)流程的過程中，我們發(fā)現(xiàn)同一個(gè)產(chǎn)品在公司各部門的名稱卻不一樣，嚴(yán)重阻礙了跨部門的信息交流和共享，而且造成后期的統(tǒng)計(jì)結(jié)果偏差較大，為此IT部門與業(yè)務(wù)部門一起對(duì)所有產(chǎn)品的名稱進(jìn)行了統(tǒng)一，當(dāng)名稱統(tǒng)一后，員工逐漸體會(huì)到名稱統(tǒng)一后帶來(lái)的便利。”
“很多企業(yè)的信息主管都是IT出身，這就要求我們一定要學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)和管理，全方面了解和把握公司的業(yè)務(wù)流程、管理流程。”張經(jīng)理表示，“IT人員需要深刻理解業(yè)務(wù)流程，最終的目標(biāo)是要達(dá)到這樣一個(gè)層次——了解公司最全面的是IT人員?！?
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