應用商業(yè)智能的八大省錢秘方
- 來源:計算機世界
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- 發(fā)布時間:2009-09-17 16:48
持續(xù)深入的全球性金融危機讓很多企業(yè)的IT預算都大幅縮減甚至投入為零，企業(yè)選擇不再重新購買新的硬件和系統(tǒng)，而是盡量通過優(yōu)化原有系統(tǒng)來最大限度地提高企業(yè)運行效率，并提升IT系統(tǒng)給企業(yè)帶來的業(yè)務價值。
主要從事工藝品設(shè)計、銷售及配送的Creativity公司，在這最近兩年發(fā)現(xiàn)自身的商業(yè)模式受到了非常嚴峻的挑戰(zhàn)和威脅。從兩年前開始，它們設(shè)在海外的生產(chǎn)工廠陸續(xù)受到?jīng)_擊，因為零售商更愿意直接購買當?shù)仄髽I(yè)生產(chǎn)和銷售的商品。這種情況在全球經(jīng)濟衰退之前就已經(jīng)存在了，而金融危機讓Creativity雪上加霜。
“面對這一困境，我們必須做出調(diào)整，這其中包括從根本上改變以往的產(chǎn)品策略。” Creativity公司負責IT的副總裁Jim Mulholland表示。為了追求更高的利潤、降低企業(yè)的運營成本，并幫助企業(yè)平滑地實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，Creativity決定更有效地去利用企業(yè)已經(jīng)部署了的商業(yè)智能工具。
據(jù)Gartner的調(diào)查報告顯示，很多被調(diào)查企業(yè)的收入甚至已經(jīng)下降了50%以上，當經(jīng)濟萎縮給企業(yè)帶來收入壓力時，管理部門開始史無前例地關(guān)注和使用商業(yè)智能工具。Accenture信息管理服務高級經(jīng)理Nick Millman對此也表示認同：“我們發(fā)現(xiàn)，經(jīng)濟形勢越是糟糕，用戶就越是傾向于使用商業(yè)智能工具，并去研究這些工具是如何提高企業(yè)的業(yè)務水平的?！钡拇_，使用商業(yè)智能工具能夠幫助企業(yè)節(jié)省運營成本，同時，讓企業(yè)將關(guān)注點重新轉(zhuǎn)移到企業(yè)生產(chǎn)和產(chǎn)品策略上。
Gartner的分析師Bill Hostmann認為，如果企業(yè)的經(jīng)營策略發(fā)生了改變，那么其商業(yè)模式也需要做出調(diào)整，企業(yè)決策者需要準確的信息模型從而高效地完成這項轉(zhuǎn)型任務。充分利用好現(xiàn)有的數(shù)據(jù)倉庫產(chǎn)品及商業(yè)智能工具，對企業(yè)來說是一種既有效又實用的方法。 “IT部門需要最大化地利用現(xiàn)有的商業(yè)智能工具，而不是去購買新的硬件和軟件系統(tǒng)?！?Millman建議說。
下面我們就介紹八種充分利用商業(yè)智能工具降低成本并實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務價值的方法。
整合工具實現(xiàn)標準化
通常情況下，企業(yè)所擁有的軟件系統(tǒng)都遠遠超過了其真實需求，或者說這些系統(tǒng)并沒有被充分利用起來，這不僅僅是一種浪費，而且還會帶來很多問題和分歧?！氨热纾谀承┣闆r下，可能有幾組不同部門的員工在使用不同的工具來做同一項分析，并由此得出了不同的結(jié)果?！?曾做過商業(yè)智能咨詢師，現(xiàn)任Allstate Insurance 技術(shù)解決方案副總裁的Anthony Abbattista介紹說。
在過去幾年中，Abbattista負責規(guī)劃并執(zhí)行了一個將十三個數(shù)據(jù)倉庫整合為兩個的項目，這一改造使得企業(yè)由過去集中式商業(yè)智能分析以及被動的報告模式轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)在的基于個性化管理儀表板的自助模式。自助模式讓企業(yè)管理者可以自己去查看數(shù)據(jù)分析，不再像以前那樣，集中讓IT部門來做報告和分析。
在經(jīng)歷了一番調(diào)查和研究之后，Abbattista認為企業(yè)需要去掉三分之二以上的工具，包括多余的以及過時了的軟件產(chǎn)品，有些也許在過去熱門的產(chǎn)品和技術(shù)，現(xiàn)在已經(jīng)不再適用了。而且，這些冗余的工具還會導致商業(yè)智能分析的不規(guī)范，因為不同部門使用的工具都不一樣，也沒有統(tǒng)一的標準。在這次整合和改進之后，企業(yè)節(jié)省了大量的軟件技術(shù)支持和許可證成本，同時也簡化了工具的組合方式，這使得人員培訓也更容易。
此外，通過整合工具實現(xiàn)標準化還能減少不同部門對數(shù)據(jù)模型重用的工作量。舉個例子，在這之前，Allstate公司的銷售部門和財務部門使用的是不同的工具生成收益模型?！叭绻麅蓚€團隊得到的結(jié)果是不同的，就還需要花時間來分析到底為什么會出現(xiàn)這種情況。” Abbattista 介紹說，“現(xiàn)在，這個過程就變得非常簡單了。”
以業(yè)務為導向
經(jīng)濟低迷讓很多企業(yè)不得不改變自己的業(yè)務目標和產(chǎn)品策略，這個時候?qū)τ谄髽I(yè)來說比以往更重要的不是怎樣使用商業(yè)智能技術(shù)，而是要確保商業(yè)智能技術(shù)能夠被真正用來解決業(yè)務問題并提升業(yè)務價值。Accenture 的Millman 表示，而以往IT部門總是喜歡讓技術(shù)來打頭陣，而不是根據(jù)業(yè)務需求來定制系統(tǒng)。
Millman建議，在開發(fā)新的數(shù)據(jù)模型之前，要把業(yè)務需求放在第一位?！笆紫壤砬逍畔⑹侨绾谓o企業(yè)帶來業(yè)務價值的，再想想究竟希望通過商業(yè)智能工具給業(yè)務帶來哪些變化，并找到商業(yè)利潤的源頭，然后再去配置和使用商業(yè)智能工具。” Millman表示。
Abbattista認為，大型企業(yè)面對的核心問題在于想要利用商業(yè)智能工具完成太多的任務。事實上，使用盡量少的工具會更有效地幫助企業(yè)解決這些問題，而管理人員需要區(qū)分任務的優(yōu)先級，也就是說，明確哪些任務是至關(guān)重要的。
“現(xiàn)在情況已經(jīng)好多了，因為企業(yè)關(guān)注的核心問題比以前少了很多。” Abbattista 表示。在業(yè)務的最高層面上，Allstate公司的管理人員可以監(jiān)視十到十二個不同的指標，而使用商業(yè)智能工具的業(yè)務部門則可以關(guān)注更多的業(yè)務指標。
找到商業(yè)目標
“當下，很多企業(yè)都在改變自身的商業(yè)策略，以往提供高端產(chǎn)品的企業(yè)也都開始提供低成本的產(chǎn)品?！?Gartner的Hostmann表示。然而，這些企業(yè)要想順利地轉(zhuǎn)向低端市場卻并不那么容易，它們必須找到一種方法來幫助企業(yè)提升整個價值鏈，商業(yè)智能工具就可以幫助企業(yè)迅速找到商業(yè)目標。
Creativity就購買了其他一些零售商銷售玩具、時尚用品和服飾的數(shù)據(jù)，然后將這些數(shù)據(jù)導入到自己現(xiàn)有的數(shù)據(jù)倉庫中，分析當前的購買趨勢。分析結(jié)果顯示，用戶更傾向于購買那些“設(shè)計導向、時尚導向”的產(chǎn)品，這時，企業(yè)就很容易找到了自己的業(yè)務目標方向?！皶r尚設(shè)計以及其他獨特的設(shè)計開始成為Creativity公司的支柱業(yè)務，這部分業(yè)務已經(jīng)超過了50%，而且還帶動了周邊業(yè)務的發(fā)展。”Mulholland介紹說。
也就是說，了解哪些客戶群能夠讓企業(yè)獲得更高的利潤，產(chǎn)品是如何盈利的，以及在哪些方面能夠節(jié)省更高的成本，對企業(yè)來說至關(guān)重要。
設(shè)立商業(yè)智能中心
為了更準確地找到企業(yè)需要關(guān)注的業(yè)務和問題，Mulholland在Creativity公司內(nèi)部設(shè)立了商業(yè)智能分析中心，中心由從銷售到運營等各種不同部門派出的代表組成。“如果想要衡量整個企業(yè)的智能水平，那就需要在全公司范圍內(nèi)找到關(guān)鍵的業(yè)務指標，并及時準確地得到這些數(shù)據(jù)?！?Mulholland表示。
為了將商業(yè)智能統(tǒng)一集中，Creativity為銷售和財務部門開發(fā)了通用的工具集和利潤模型。企業(yè)內(nèi)的所有用戶在桌面和儀表板程序中都可以瀏覽這些工具和模型得出的分析結(jié)果?！坝脩暨€可以進入系統(tǒng)進行更深入的分析?！?Mulholland補充說。
事實上，很多企業(yè)都建立了類似的商業(yè)智能中心，因為其可以幫助企業(yè)更好地使用現(xiàn)有的商業(yè)智能工具，并建立一個標準的模型集合。舉個例子，為某個部門開發(fā)的商業(yè)智能儀表板通用模型集合，也能夠被其他部門所使用。這樣的話，其他部門就不用再做重復性的工作了，從而可以更快地開展工作。
目前，很多企業(yè)的商業(yè)智能工具都沒能被充分利用。很多業(yè)務部門會把商業(yè)智能工具看作是IT部門的分析工具，而不是業(yè)務部門的商業(yè)工具，或者是商業(yè)智能工具只被IT部門或財政等部門所使用。因此，對于那些正在分析自身整個業(yè)務流程的企業(yè)來說，建立這樣的中心可以促進不同業(yè)務部門的協(xié)調(diào)和對話，以更大限度地發(fā)揮商業(yè)智能工具的作用。
通過數(shù)據(jù)倉庫整合數(shù)據(jù)
當前的經(jīng)濟蕭條對于數(shù)據(jù)倉庫應用來說反而倒是個好時機，因為企業(yè)可以通過分析歷史數(shù)據(jù)或是向數(shù)據(jù)倉庫中添加新的運營數(shù)據(jù)，從而找到更多節(jié)約成本的方法。不過，專家建議，數(shù)據(jù)在被添加到數(shù)據(jù)倉庫之前，還需要對數(shù)據(jù)進行精心的篩選。
現(xiàn)在，很多企業(yè)都在關(guān)注利用現(xiàn)有的哪些工具可以以相對較低的成本來充分發(fā)揮數(shù)據(jù)倉庫的作用。由于經(jīng)濟衰退，Creativity的銷售業(yè)績開始下滑，這使得Mulholland及其商業(yè)智能中心團隊的關(guān)注焦點從保持企業(yè)增長轉(zhuǎn)移到了盡量降低成本上，其中一項改造計劃就是將后端ERP系統(tǒng)和用于運輸?shù)腃ubiScan系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)倉庫進行整合。
CubiScan是一個激光掃描和測重系統(tǒng)，用于確保貨物包裝完好并滿足客戶的特殊要求。（如果沒有滿足客戶的要求，帶來的成本就相當可觀了。）然而，ERP系統(tǒng)是按照程序發(fā)出包裝指令的，而CubiScan系統(tǒng)則沒有返回任何有關(guān)發(fā)貨是否正確的反饋信息，這使得很多貨物的包裝是錯誤的。 “這是因為，在之前的系統(tǒng)中沒有任何反饋環(huán)路?！?Mulholland介紹說。
現(xiàn)在，IT部門通過 ETL工具將CubiScan系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導入到數(shù)據(jù)倉庫中，然后進行關(guān)聯(lián)分析，當貨物包裝不能滿足要求時就建立特別報告。Mulholland預計，正在進行的這項改造工作將在三到五個月后進入盈利期。
更好地利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)
在某些情況下，將已有的數(shù)據(jù)用一種更有效的方式呈現(xiàn)出現(xiàn)，從某種意義上來說也是在降低成本。威斯康辛州財政部商業(yè)智能服務經(jīng)理Janna Baganz表示，對于我們來說，找到一種在單一顯示器上瀏覽多年稅務數(shù)據(jù)的方法，就是在節(jié)省時間和成本。
Janna Baganz所負責的商業(yè)智能系統(tǒng)中還整合了州政府收入處理以及審計系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，用于用戶權(quán)限以外的特殊分析?，F(xiàn)在，按照規(guī)定，用戶可以在處理系統(tǒng)上直接填寫納稅申報單，政府部門的員工不必再花上20分鐘的時間手動填寫報告單，然后再花時間統(tǒng)一處理這些業(yè)務了。
現(xiàn)在，集成的系統(tǒng)可以自動地在兩分鐘內(nèi)解決問題并處理申訴，而且無需員工的參與。技術(shù)服務部的Pat Lashore表示，從2008年7月開始，這大約節(jié)省了1750個工時，并且納稅人收到退款的速度也加快了很多。
類似的情況還有，Allstate已經(jīng)成功地通過儀表板向終端用戶提供了報告生成及其他個性化功能。之前，集中生成報告的模式讓IT人員要花費很長時間才能將報告送到業(yè)務人員手中?，F(xiàn)在，企業(yè)建立了儀表板，這樣教會業(yè)務人員基本使用方法以后，其余的工作就可以由他們自己來完成了。
Abbattista表示，Allstate的一個目標就是利用現(xiàn)有的工具快速建立模型來驗證或者推翻某個假設(shè)，如果假設(shè)成立的話，模型將會顯示在儀表板上，并發(fā)送給每個員工。
Allstate已經(jīng)使用儀表板來監(jiān)視處理索賠的速度以及解決這些索賠事件的時間。公司希望處理索賠事件的時間能夠降低到一定的范圍之內(nèi)，因為這是一種強有力的競爭優(yōu)勢。儀表板提供的自助式環(huán)境，使管理者們可以監(jiān)視本部門的表現(xiàn)。此外，還能夠添加、刪除某種因素或者用不同的方式合并數(shù)據(jù)，從而達到目標。
在IT部門中，自主式的商業(yè)智能工具幫助Abbattista的團隊擺脫了編制報告這一繁瑣的工作，同時清理了一大堆擠壓的報告請求。通過自主式改進以及數(shù)據(jù)倉庫整合，Abbattista以原來三分之二的員工滿足了業(yè)務內(nèi)部25000個用戶對商業(yè)智能工具的使用需求。
保持數(shù)據(jù)模型的一致性
如果企業(yè)需要向數(shù)據(jù)倉庫中導入新數(shù)據(jù)或是其他業(yè)務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，一定要確保這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型的一致性，這樣才能夠保證新的數(shù)據(jù)符合原有的標準。
Millman表示，在很多情況下，來自不同數(shù)據(jù)源或是部門的業(yè)務數(shù)據(jù)在添加到數(shù)據(jù)倉庫時，數(shù)據(jù)的一致性及數(shù)據(jù)標準并沒有被引起足夠的重視，甚至不知道這些數(shù)據(jù)是由那種模型得出的。結(jié)果導致涉及兩個以上部門的報告就會出現(xiàn)很多疑問，比如說，財務部門和客戶服務部門的數(shù)據(jù)可能是由兩種截然不同的模型所得到的，分析出的結(jié)果必然會存在分歧?！癆ccenture就經(jīng)常要花掉很長時間來幫助用戶重新安排數(shù)據(jù)存儲的組織方式?！盡illman介紹說。
對于Abbattista來說，導入新的數(shù)據(jù)還意味著要添加新的數(shù)據(jù)源，這就需要對數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換，從而適合不同業(yè)務部門的使用。以Allstate為例，不同部門對“政策生效日期”的定義就不盡相同，因此在導入到某個數(shù)據(jù)倉庫之前就要將這些數(shù)據(jù)統(tǒng)一標準才能用于進一步分析。
此外，IT部門還要盡量去化解數(shù)據(jù)質(zhì)量方面的威脅。如果企業(yè)管理者不相信數(shù)據(jù)的有效性，那么實施商業(yè)智能也就沒有任何意義了。可以說，數(shù)據(jù)質(zhì)量不高是實施商業(yè)智能的最大癥結(jié)，如果數(shù)據(jù)質(zhì)量存在問題，用戶自然就會對數(shù)據(jù)產(chǎn)生懷疑，是不是數(shù)據(jù)已經(jīng)過時了？或者某一領(lǐng)域的很多數(shù)據(jù)可能已經(jīng)丟失，比如出生日期這種信息？
Millman對此表示認同，他認為，很多企業(yè)都有一個通病，就是數(shù)據(jù)質(zhì)量不過關(guān)。為了能夠更好地使用現(xiàn)有的商業(yè)智能工具，Millman建議建立數(shù)據(jù)質(zhì)量儀表版來顯示數(shù)據(jù)的時效性?！皵?shù)據(jù)質(zhì)量儀表版可以用來衡量數(shù)據(jù)的質(zhì)量，還能夠?qū)崿F(xiàn)可視化?！?Millman表示。
幫助用戶理解數(shù)據(jù)
在企業(yè)內(nèi)部員工還都不知道該如何使用商業(yè)智能工具之前，增加商業(yè)智能用戶數(shù)量的意義并不大。因為用戶數(shù)并不是最重要的，最關(guān)鍵的問題是如何培訓用戶，并讓用戶具備應用商業(yè)智能工具的能力。
現(xiàn)在，企業(yè)已經(jīng)越來越重視這個問題了，而儀表板在其中起到了巨大的推動作用。“IT部門經(jīng)常忽略的一個問題就是沒有對數(shù)據(jù)的來源以及利用數(shù)據(jù)得出結(jié)論的方法做出解釋?！?Millman說：“比如，在Creativity公司，之前，由CubiScan系統(tǒng)所得出的數(shù)據(jù)對于業(yè)務人員來說就是非常陌生的，他們根本不知道數(shù)據(jù)的來源，更不會去信任這些不知從何而來的數(shù)據(jù)。”
為了解決這一問題，Abbattista的做法是一次集中培訓一個用戶?！拔覀儗θ舾蓸I(yè)務能手進行了逐一培訓，他們很快就成為了周圍人群中的咨詢專家。”Abbattista表示，“這就像教會人們采集礦藏并創(chuàng)造價值一樣，從這個層面上來看，商業(yè)智能的培訓工作是一個持續(xù)性的任務?！?br>
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