工作移交日記：離職的藝術(shù)
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- 發(fā)布時(shí)間:2010-07-29 15:27
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大多數(shù)時(shí)候，當(dāng)一位CIO 友好地離開(kāi)一個(gè)公司時(shí)，對(duì)于公司方面，一個(gè)重要的事情就是要確保卸任者與繼任者之間工作的平滑交接。盡管大多數(shù)的CIO都試圖在自己從事開(kāi)發(fā)工作的下屬中尋求繼任者，并且相信他們能夠勝任工作，但更多的時(shí)候，公司的高管和股東并不這么認(rèn)為，他們希望要么擴(kuò)大候選者甄選的范圍，要么希望從外部招聘。
有的情況下，繼任者的甄選過(guò)程，在CIO 還沒(méi)有離任時(shí)就已經(jīng)開(kāi)始了。作為一位有責(zé)任心的CIO，他會(huì)希望和要離職的公司依然保持良好的關(guān)系。他需要做到的是，確保所有相關(guān)工作的交接。這要怎么做到呢？在下面的段落中，我希望能夠根據(jù)我自己在Bermuda 及其他公司的經(jīng)驗(yàn)，為大家提供一些思路。
我首先要說(shuō)的是：可持續(xù)發(fā)展的計(jì)劃是不可替代的，CIO 應(yīng)該與其繼任者就公司的IT相關(guān)發(fā)展進(jìn)行深入的溝通，完成工作的順利交接。有一個(gè)很有用的工具，就是Exchange或者是郵件日歷。就算是對(duì)臨時(shí)繼任者的交接，CIO都應(yīng)該為他提供一個(gè)包含合同續(xù)約日期、常務(wù)會(huì)議、特別事件、下屬匯報(bào)計(jì)劃及其他可操作內(nèi)容的日歷，以保證繼任者在初期工作中不會(huì)一片混亂。在我自己的經(jīng)歷中，我為繼任者提供的日程安排甚至包含了好幾個(gè)月之后的獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃。
作為計(jì)劃處理的一部分，還需要有一個(gè)清單，列舉出需要謹(jǐn)慎處理的主要和次要問(wèn)題。有的問(wèn)題可能非常復(fù)雜，需要你為繼任者提供相關(guān)的文檔、筆記或者與繼任者進(jìn)行深入的討論，這些問(wèn)題是需要你親力親為的。也許你在和其他人（甚至是你的副手、助理，或者是領(lǐng)導(dǎo)）一起討論新任CIO 應(yīng)該處理的問(wèn)題時(shí)，他們會(huì)對(duì)此一籌莫展，這是很正常的事情。
例如，在一次和CEO 的交接談話中，他認(rèn)為我需要和繼任者溝通的事情僅僅是三四個(gè)主要的問(wèn)題，以及一些戰(zhàn)略問(wèn)題。而當(dāng)我拿出一個(gè)小筆記本，列舉了13 頁(yè)的任務(wù)、問(wèn)題及其他需要正式移交的事情，以確保交接過(guò)程不出紕漏時(shí)，他感到非常吃驚。
CIO 做好交接，還包括如何從公司的項(xiàng)目中抽身，特別是他們領(lǐng)導(dǎo)的項(xiàng)目中。例如，盡管CIO可能不會(huì)是項(xiàng)目的執(zhí)行者，或者直接領(lǐng)導(dǎo)高科技項(xiàng)目，但通常他們會(huì)是項(xiàng)目背后的推動(dòng)者。而當(dāng)項(xiàng)目失去了推動(dòng)力時(shí)，后果可能會(huì)很嚴(yán)重，盡管從表面上看，項(xiàng)目的執(zhí)行者還是會(huì)繼續(xù)推動(dòng)工作的進(jìn)展。盡管CIO 確實(shí)無(wú)法保證項(xiàng)目執(zhí)行者或者其他人還會(huì)繼續(xù)有效地推動(dòng)項(xiàng)目，但他們至少應(yīng)該和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、CEO 及繼任者就這個(gè)項(xiàng)目的現(xiàn)狀、面臨的挑戰(zhàn)以及需要解決的問(wèn)題一一進(jìn)行交流。
CEO或者負(fù)責(zé)招聘新任CIO的人，可能還希望你準(zhǔn)備一些面試問(wèn)題或者讓你幫忙評(píng)估面試者的能力。我曾經(jīng)不止一次地被要求做這樣的事情，我一般會(huì)準(zhǔn)備30個(gè)左右的問(wèn)題，其中不僅包括技術(shù)方面的，還包括體現(xiàn)IT業(yè)務(wù)價(jià)值或者讓IT成為幫助提升公司戰(zhàn)略競(jìng)爭(zhēng)力的工具等方面的問(wèn)題。卸任的CIO可能還會(huì)被問(wèn)及能夠勝任CIO 工作的人員清單，既包括公司內(nèi)部的，也包括外部推薦的。這里我需要說(shuō)明的是，你肯定應(yīng)該給出接任人選，但你也必須明白，這個(gè)人在未來(lái)的表現(xiàn)，將會(huì)直接影響到公司以后對(duì)你的看法。
除了這些計(jì)劃和談話之外，CIO還需要確保所有的文件、文檔和合同都能夠方便地查找并移交，從月度管理服務(wù)中的財(cái)務(wù)報(bào)表編碼，到對(duì)員工和服務(wù)提供商的業(yè)績(jī)考核記錄都包含在內(nèi)。并且，對(duì)于下屬員工，如果可能的話，一個(gè)有責(zé)任心的CIO 還需要確保其所有相關(guān)的績(jī)效報(bào)告、討論和績(jī)效評(píng)估結(jié)果都與其上交的直接報(bào)告匹配，并且將相關(guān)信息移交給人力資源部門保管。
讓繼任者提前參與工作會(huì)議
在管理方面，CIO 還需要確保繼任者有勝任主持日常工作或者常務(wù)會(huì)議的能力。有時(shí)這會(huì)有困難，但這對(duì)于業(yè)務(wù)的連續(xù)運(yùn)行是有必要的。
另一個(gè)問(wèn)題是和供應(yīng)商、合同相關(guān)方和服務(wù)提供商相關(guān)的。讓繼任者參與有他們出席的會(huì)議，對(duì)各個(gè)方面都是很有好處的，因?yàn)榇藭r(shí)繼任者及各相關(guān)方聽(tīng)到的東西都是一致的，有利于繼任者和他們保持良好的關(guān)系。這個(gè)過(guò)程還應(yīng)該包含讓各個(gè)方面就未來(lái)的發(fā)展提出問(wèn)題，相互討論。同時(shí)，這樣的移交也會(huì)讓卸任CIO 在新的崗位上與這些提供商的關(guān)系更近一層，很可能他在未來(lái)是需要類似的服務(wù)的。
當(dāng)然，我不會(huì)等到最后一分鐘才召開(kāi)這些會(huì)議或者做這些計(jì)劃。你可能會(huì)對(duì)很多人需要盡快了解你的優(yōu)先級(jí)計(jì)劃感到吃驚。我會(huì)為他們預(yù)留時(shí)間，充分考慮到所有的人，包括我的直接下屬和其他部門內(nèi)的人，不管他們是否直接向我匯報(bào)工作。和供應(yīng)商的會(huì)議、與員工的溝通、與繼任者的交流也會(huì)有一大堆。
當(dāng)然，交接的重中之重在于和繼任者之間的交流，確定了繼任者之后，一旦有機(jī)會(huì)，你就應(yīng)該和他或者她進(jìn)行一番一對(duì)一的會(huì)話。這會(huì)讓你了解一些重要的事情，而很多東西也是不適合放到書(shū)面的。這還有助于幫助你和繼任者之間建立更加良好的個(gè)人關(guān)系，讓他或她能夠更順暢地適應(yīng)你的工作，并且在你離任后遇到問(wèn)題時(shí)還可以尋求你的幫助。
對(duì)于所有的交接會(huì)議或者討論，卸任的CIO都應(yīng)該確保對(duì)話是有效率的，并且不管是對(duì)自己和繼任者，還是對(duì)公司，都是積極的。在任何時(shí)候，會(huì)話中都不應(yīng)該有失望、憤怒或者消極的態(tài)度。如果確實(shí)有一些苦樂(lè)兼半的事情，CIO 也應(yīng)該更多地反思自己，更加積極地思考改進(jìn)的方法，而不是一味埋怨。最重要的是，你應(yīng)該保持職業(yè)精神，做好把工作移交給繼任者的準(zhǔn)備，并相信后者能夠?qū)⑦@項(xiàng)工作做得很出色。
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