魏士妮

　　（北京建設(shè)項目管理總指揮部）

　　摘要：“信息化”是《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中的核心要義，深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型成為總體要求，檔案信息化建設(shè)再上新臺階作為目標。近年來，隨著我國科技實力與社會經(jīng)濟的平穩(wěn)發(fā)展，以人工智能、數(shù)字孿生技術(shù)、云計算為標志的電子信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛，檔案管理正朝著信息化、智能化方向轉(zhuǎn)變，采用信息化手段對檔案管理進行有效改革創(chuàng)新與管理，不僅能增強檔案管理的實效性，還能提高檔案信息利用率，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。本文從檔案信息化建設(shè)與檔案管理的價值與原則角度出發(fā)，深入探索提升檔案信息化建設(shè)與檔案管理水平的有效策略，推動檔案事業(yè)高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理、檔案信息化

　　檔案信息化建設(shè)是新時代實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化管理的必然舉措，也是大勢所趨。對推進檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案服務(wù)質(zhì)量具有關(guān)鍵性作用。特別是從事專職或兼職的檔案管理人員應(yīng)與時俱進，需高度重視檔案信息化建設(shè)，充分認識檔案管理電子信息化建設(shè)的重要意義，以新理念、新技術(shù)、新手段、新方法從多個角度、多層次全方位、全流程加大對檔案信息化建設(shè)的力度，要深入剖析企業(yè)檔案管理電子信息化建設(shè)中存在的難點,以問題為導(dǎo)向,主動革新傳統(tǒng)檔案管理模式與工作方法,推動檔案管理質(zhì)量和效率不斷提升，不斷滿足檔案服務(wù)社會的發(fā)展需求，為社會提供優(yōu)質(zhì)可靠的檔案資源服務(wù)。

　　一、檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

　　1.高效促進檔案管理標準化、規(guī)范化、信息化

　　信息化、數(shù)字化時代的到來，加快了各行各業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)進程，并且在很多領(lǐng)域?qū)嵺`應(yīng)用中取得了顯著效果。特別是檔案管理行業(yè)，對自身現(xiàn)代化、標準化、服務(wù)化的需求與日俱增，信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然選擇。但事實上，各行各業(yè)對檔案信息化的認知和支持力度不夠，信息化標準還不統(tǒng)一。各單位運用的檔案系統(tǒng)以及檔案信息化掃描的規(guī)格多少有些許區(qū)別。對檔案信息化的統(tǒng)一管理、標準化管理形成了阻礙。對于企業(yè)來說，特別是重大設(shè)施工程建設(shè)項目，參建單位多，投資金額大，工程周期長，工程體量大，形成的檔案資料內(nèi)容、形式多種多樣。這對檔案管理部門來說，統(tǒng)一信息化的標準至關(guān)重要，需要提前做好頂層設(shè)計。例如，在大興機場工程檔案行業(yè)驗收之前，檔案管理部門提前制定檔案數(shù)字化掃描的標準、規(guī)則、內(nèi)容（完整的正本）等，之后對百余家總包單位檔案人員進行集中培訓(xùn)，確保檔案人員明確了解掌握檔案信息化技術(shù)。

　　2.全面提升檔案信息化管理水平，打造智慧檔案系統(tǒng)

　　辦公信息化和檔案信息化是密不可分的，信息化和檔案管理工作的深度融合，有助于發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)、檔案信息、檔案資源的價值作用。目前，檔案信息化正逐漸走入各行各業(yè)，最常見的是企業(yè)結(jié)合實際開發(fā)（采購）檔案信息化管理系統(tǒng)系統(tǒng)，檔案歸口管理部門能夠借助數(shù)字化掃描、縮微技術(shù)、檔案光盤技術(shù)等先進技術(shù)進行完善、豐富檔案信息儲存的方法，以電子檔案來保存檔案資源還能有效解決紙質(zhì)檔案存儲難的問題，能夠有效降低檔案收集、保存的處理難題，提高檔案儲存空間和儲存周期，確保其完整性、安全性。

　　大數(shù)據(jù)時代，檔案信息化會越來越普遍化被應(yīng)用，并且會實現(xiàn)跨界融合，推動實現(xiàn)資源優(yōu)化整合后的共享利用，提升服務(wù)質(zhì)量和工作效率。例如，大興機場在檔案信息化建設(shè)過程中，在工程開工前期，搭建檔案信息化管理系統(tǒng)，確保具備實現(xiàn)無紙化辦公的文件實現(xiàn)全流程線上歸檔。同時，以BIM 技術(shù)為契機，以小型單位工程為試點，開展全流程線上歸檔模式的探索與研究。為實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、智慧化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。

　　二、檔案信息化建設(shè)面臨的關(guān)鍵問題

　　1.對檔案管理信息化建設(shè)的重視度不夠

　　部分企業(yè)沒有完全了解檔案信息化管理工作的重要性和必要性，一般會出現(xiàn)“重業(yè)務(wù)、輕檔案”現(xiàn)象，忽視對其進行全面管理。檔案管理工作大部分由辦公室人員兼職代管，但一般情況下其檔案管理專業(yè)知識有限，工作水平不高，再加上日常事務(wù)性工作繁多，導(dǎo)致在檔案管理工作上的花費的時間、精力相對較少，進而導(dǎo)致難以提升檔案管理質(zhì)量。

　　此外，一般情況下企業(yè)人員構(gòu)成相對簡單，從事的工作相對細微，形成的檔案資料相對瑣碎，使得部分工作人員對檔案管理電子信息化建設(shè)的認識不足。盡管《檔案法》和《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》已經(jīng)印發(fā)，在全社會建立起重視檔案管理信息化建設(shè)的氛圍，但部分企業(yè)檔案信息化建設(shè)還處于“說起來重視、做起來忽視”的尷尬境地。原因在于管理層尚未正確認識到檔案管理信息化建設(shè)對單位長遠發(fā)展的積極意義，認為檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量的資金、人力、物力，因而會給企業(yè)帶來一系列負面影響。

　　2.對檔案信息建設(shè)支持力度不夠

　　由于企業(yè)管理人員對檔案信息化重視度不夠，相應(yīng)的人員、資金、設(shè)備等方面支持力度也很低。特別是檔案信息化體系建設(shè)不夠完善。在具體執(zhí)行過程中，很多企業(yè)考慮到自身經(jīng)濟實力、建設(shè)規(guī)模、投入與產(chǎn)出進行綜合考量，尚未在辦公信息化系統(tǒng)中增加檔案信息化管理軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備建設(shè)中投入足夠的建設(shè)資金，依舊是按照傳統(tǒng)的辦公設(shè)備、傳統(tǒng)方法歸檔，采取人工管理模式對紙質(zhì)版檔案進行數(shù)字化掃描，沒有從源頭上實現(xiàn)全流程線上歸檔，在很大程度上增加了人工成本，降低了工作質(zhì)量和效率。

　　三、檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵路徑

　　1.轉(zhuǎn)變檔案管理理念

　　意識決定行為，理念決定決策。在信息化快速發(fā)展的時代，企業(yè)開展檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變管理觀念，積極推進信息化、智慧化、數(shù)字化發(fā)展。檔案管理人應(yīng)該重視檔案信息化管理，用科學(xué)發(fā)展的眼光處理各項工作；應(yīng)該正確看待檔案資料整理、分類等工作，按照信息化時代對檔案工作的需求，提高信息化技術(shù)與檔案管理工作的融合度；要不斷學(xué)習(xí)新知識，掌握現(xiàn)代檔案資料管理方法，提高對檔案資料開發(fā)利用的認知水平，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、數(shù)字孿生技術(shù)，提高數(shù)據(jù)處理效率，最大限度展現(xiàn)檔案資料的使用價值。在經(jīng)費的允許的前提下，從人才、信息數(shù)據(jù)等角度，對檔案信息的安全及數(shù)據(jù)保密等進行完善，提高檔案數(shù)據(jù)的信息化管控水平。

　　2.挖掘檔案信息資源，實現(xiàn)有效共享

　　企業(yè)對檔案信息資源的管理、開發(fā)、利用是一個長期過程，需要加強系統(tǒng)性、規(guī)范化管理，同時還需提升企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用過程中的有效共性，才能發(fā)揮出其對企業(yè)發(fā)展的重要影響作用。企業(yè)檔案信息資源具有數(shù)量大、數(shù)據(jù)完整、系統(tǒng)性、價值高等特點，挖掘有價值的信息就是數(shù)據(jù)挖掘方式的重要體現(xiàn)。企業(yè)在開展檔案資源的開發(fā)及利用工作過程中，要形成主動服務(wù)意識。企業(yè)要實現(xiàn)最大化檔案資源開發(fā)及利用，就要轉(zhuǎn)變檔案資源的服務(wù)意識，變被動為主動。此外，企業(yè)要逐步完善檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，從企業(yè)整體角度，根據(jù)職能分工不同，實現(xiàn)跨部門、跨領(lǐng)域共享，將各個孤立的數(shù)據(jù)源連接起來，并經(jīng)過整合，挖掘檔案信息化資源的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，探索檔案信息中潛藏的有價值信息，實現(xiàn)檔案管理智能化。

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