一個執(zhí)行有效的會議是成果豐富的——該做的決定做了，該問的問題理清楚了，與會者該得到的信息也被告知了。作為一個商業(yè)機構(gòu)的管理者，要注意避免被過多的會議牽絆住手腳。如何讓會議的效率提高？這是有步驟可循的。在會議之前，請先落實明確的工作日程和具體目標(biāo)。無論你的身份是會議主持人還是參會人員。

　　主持者要做的工作

　　·發(fā)布一個包括會議細節(jié)的工作日程，必須包括各個必要的會議背景和信息，會議的目的，和會議想要討論或解決的議題。

　　·在擬定參會人員名單時要慎重考慮。確保只邀請最合適的人選參加會議。人數(shù)越少，代表你的傳達難度越小，信息的傳達效率越高。

　　·通知各個參會人員將會上要問的問題準(zhǔn)備好，這將會大大節(jié)省會議的討論時間。

　　·準(zhǔn)備好所有事情。準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。參加會議的人會因此感激你尊重他們的時間。

　　·要有決策力。如果想到一些極具創(chuàng)意但是與會議無關(guān)的點子，把它策劃成下一次會議的主題。千萬不要無的放矢，天南地北亂扯一通，否則所有與會人員都會感到迷惑甚至反感。因為這是一個工作會議而不是你個人的演講表演。

　　·當(dāng)一個決定做出或一個計劃擬定以后，準(zhǔn)備好完成落實相應(yīng)的工作，不要讓會議流于形式。

　　參與會議的人要做的工作

　　·如果會議日程有不確定的地方，請向會議的主辦者詢問，搞清楚會議的首要任務(wù)是什么。糊里糊涂地到場參會與缺席沒什么兩樣。

　　·在會議開始十五分鐘前簡單記下你在會議上想發(fā)表的意見、看法或想問的問題。每個與會者事先小小的準(zhǔn)備能把會議時間縮短一半。

　　·仔細閱讀會議邀請上面的附帶文件。

　　例如會議以何種語言作為官方用語；要求的著裝；需要攜帶的資料

　　·如果材料給的不夠清楚，那么直接提出問題。

　　另外，如果你在行政上擁有豐富經(jīng)驗，你一定會知道在會議之前發(fā)放好會議資料的重要性。沒有什么比在會議上再給出資料更拖慢會議步調(diào)的，因為與會者必須用大量的時間去閱讀和消化那些信息。你還需要制定一個緊密的會議流程，并嚴(yán)格執(zhí)行。這樣才能保證會議按原定的計劃進行，從而提高效率。同時，必須充分估計會議中可能出現(xiàn)的突發(fā)情況和想好應(yīng)對措施，這樣才能保證會議有條不紊。

　　為會議設(shè)定一個具體而且現(xiàn)實的目標(biāo)，每次都遵循上述技巧，相信你的會議將會更有效率。

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