搭建信息化建設(shè)快車，每個(gè)行業(yè)都有自己的方式方法。以奶業(yè)為核心的三元食品從自身經(jīng)營(yíng)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)出發(fā)，結(jié)合當(dāng)前信息化建設(shè)現(xiàn)狀和信息化戰(zhàn)略規(guī)劃，成功搭建了集團(tuán)一體化協(xié)同辦公平臺(tái)，幫助企業(yè)應(yīng)對(duì)管理難題，提升集中管控能力。

　　煉內(nèi)功促管理

　　三元食品（全稱北京三元食品股份有限公司）前身是成立于1956%年的北京市牛奶總站，1968%年更名為北京市牛奶公司，2001年改制成為北京三元食品股份有限公司。

　　目前，三元食品已在內(nèi)蒙古海拉爾市、河北遷安、石家莊、天津靜海、廣西柳州等地設(shè)立生產(chǎn)基地，旗下產(chǎn)品涵蓋屋型包裝鮮奶系列、超高溫滅菌奶系列、酸奶系列、袋裝鮮奶系列及各種乳飲料、冷食、宮廷乳制品等百余品種，銷售網(wǎng)絡(luò)覆蓋北京各城區(qū)、郊縣及全國(guó)50多個(gè)省、市。

　　隨著三元食品經(jīng)營(yíng)規(guī)模日趨擴(kuò)大，企業(yè)內(nèi)部管理成本不斷增加，對(duì)業(yè)務(wù)管控要求也在提升。

　　當(dāng)下，對(duì)于三元管理團(tuán)隊(duì)而言，如何探尋出一條適合自身發(fā)展的“內(nèi)功”修煉之道，顯得尤為重要。

　　而搭建一套協(xié)同辦公平臺(tái)系統(tǒng)，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的方方面面進(jìn)行規(guī)范管理、理順流程，提高溝通效率，同時(shí)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、規(guī)避業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，則成為三元食品提升企業(yè)協(xié)同管理水平修煉內(nèi)功的重中之重。

　　為此，三元食品開(kāi)始思考如何通過(guò)引入先進(jìn)的信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)升級(jí)，為解決企業(yè)面臨的難題提供有效解決途徑。

　　結(jié)合現(xiàn)狀，三元食品管理層明確了系統(tǒng)建設(shè)需求，即建設(shè)一個(gè)全面、嚴(yán)謹(jǐn)、快速響應(yīng)、穩(wěn)定、移動(dòng)的平臺(tái)。據(jù)三元食品信息部經(jīng)理張鐵軍介紹，全面的平臺(tái)是指可以支撐全公司所有辦公、進(jìn)行多組織管理的基礎(chǔ)平臺(tái)；嚴(yán)謹(jǐn)?shù)钠脚_(tái)是指將制度和流程進(jìn)行電子化；快速響應(yīng)的平臺(tái)指的是可靈活適應(yīng)制度及業(yè)務(wù)的變化；穩(wěn)定則強(qiáng)調(diào)了該平臺(tái)保證公司正常業(yè)務(wù)的進(jìn)行的重要性；移動(dòng)的平臺(tái)則可保證企業(yè)可以遠(yuǎn)程進(jìn)行批復(fù)。

　　流程驅(qū)動(dòng)管理

　　三元食品信息部經(jīng)理張鐵軍表示：“我們經(jīng)過(guò)甄選評(píng)估，選擇IBM的智慧協(xié)作平臺(tái)，主要基于三方面考慮：第一，它的技術(shù)成熟；第二，其易用性和開(kāi)發(fā)性能夠滿足我們的需求；第三，合作團(tuán)隊(duì)須具有豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，而IBM-恰好能夠符合我們的需求。”

　　據(jù)介紹，該協(xié)同平臺(tái)可無(wú)縫整合即時(shí)通信、郵件、辦公系統(tǒng)，員工日常業(yè)務(wù)可在一個(gè)平臺(tái)上完成，并通過(guò)與其他應(yīng)用軟件的整合，解決信息孤島問(wèn)題。此外，該平臺(tái)還可提供多層級(jí)的安全解決方案，為系統(tǒng)保駕護(hù)航。據(jù)了解，該系統(tǒng)平臺(tái)計(jì)劃在三元總部、液態(tài)奶事業(yè)部、技術(shù)中心、工業(yè)園、送戶事業(yè)部、干酪事業(yè)部、華東事業(yè)部等多個(gè)組織進(jìn)行實(shí)施，內(nèi)容涵蓋企業(yè)管理多項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，如個(gè)人事務(wù)類、行政辦公、公文管理、財(cái)務(wù)流程管控、企業(yè)信息發(fā)布管理、企業(yè)知識(shí)管理等。

　　根據(jù)實(shí)際管理需求，三元食品決定啟用公文管理、行政辦公、會(huì)議管理、參觀管理、員工培訓(xùn)管理、合同管理、財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理、項(xiàng)目管理、促銷等市場(chǎng)活動(dòng)管理、知識(shí)檔案、報(bào)表查詢、手機(jī)簽核等模塊，并對(duì)請(qǐng)示、參觀、會(huì)議、合同管理、財(cái)務(wù)管理等模塊進(jìn)行重點(diǎn)深入的應(yīng)用。

　　易于開(kāi)發(fā)是關(guān)鍵

　　一般而言，協(xié)同管理是從辦公系統(tǒng)演變而來(lái)的，屬于典型的管理支撐系統(tǒng)，必須自上而下地強(qiáng)力推進(jìn)。而等大家逐漸熟悉系統(tǒng)后，就會(huì)出現(xiàn)一些諸如一些諸如社交商務(wù)這樣的自下而上的行為。

　　三元食品協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程也同樣符合這樣的情形?！按幚砦募嵝?、審批留痕等功能都是在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中提出來(lái)的，然后交給技術(shù)人員進(jìn)行逐項(xiàng)的實(shí)施?！?/p>

　　三元食品協(xié)同辦公平臺(tái)項(xiàng)目經(jīng)理馬滿生說(shuō)，“這套系統(tǒng)我們使用得比較得心應(yīng)手，就是因?yàn)樽罱K用戶參與到開(kāi)發(fā)過(guò)程中，結(jié)合自身的工作特點(diǎn)和需求對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了優(yōu)化。”

　　三元食品信息部經(jīng)理張鐵軍則表示，選擇IBM Lotus Domino正是由于它的易用性和可開(kāi)發(fā)性?！稗k公自動(dòng)化系統(tǒng)的后續(xù)調(diào)整工作會(huì)有很多，隨著企業(yè)的發(fā)展會(huì)不斷增加新功能，所以我們尤其強(qiáng)調(diào)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一定要我們自己可以開(kāi)發(fā)，而且很容易開(kāi)發(fā)和維護(hù)?！?/p>

　　協(xié)同辦公平臺(tái)不是一蹴而就的項(xiàng)目。馬滿生表示：“做這個(gè)系統(tǒng)時(shí)，我們進(jìn)行了大量的投入，同時(shí)我們也正在培養(yǎng)一個(gè)好的團(tuán)隊(duì)。協(xié)同辦公系統(tǒng)的成功應(yīng)用，對(duì)提升公司的業(yè)績(jī)很關(guān)鍵，所以我們還會(huì)繼續(xù)努力地去做，不斷地進(jìn)行調(diào)整和完善?！?/p>

　　智慧協(xié)作顯效

　　目前，在第三方協(xié)同辦公方案的協(xié)助下，在三元食品內(nèi)部，基本的公文流轉(zhuǎn)已經(jīng)完成了電子化，目前三元食品總部所有部門均使用了財(cái)務(wù)管理模塊；預(yù)算管控也已初見(jiàn)成效，目前可以進(jìn)行電子化的內(nèi)控制度大部分已通過(guò)辦公平臺(tái)進(jìn)行管控。

　　此外，三元協(xié)同辦公系統(tǒng)使用一年多后，公司運(yùn)營(yíng)效率顯著提升。根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前，三元經(jīng)營(yíng)管理流程中最復(fù)雜的合同申請(qǐng)流程效率提高了170%，目前只需8天，就能完成合同申請(qǐng)的相關(guān)審批，而之前手工審批合同需要14~21天；從財(cái)務(wù)相關(guān)單據(jù)效率分析方面看，目前付款申請(qǐng)可以在4~5天內(nèi)完成，而之前的手工付款一般需要5~7天；從預(yù)期處理時(shí)間分析方面看，根據(jù)目前主要使用的幾種表單的效率分析，這些表單的處理效率預(yù)期可提升20%~30%左右。

　　在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，三元食品對(duì)信息化建設(shè)的重視與推進(jìn)力度有目共睹。

　　與此同時(shí)，越來(lái)越多的企業(yè)也和三元食品一樣，在向社交商務(wù)轉(zhuǎn)型的過(guò)程，逐漸意識(shí)到：協(xié)同辦公平臺(tái)系統(tǒng)的建設(shè)不僅僅是簡(jiǎn)單的辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，將公司現(xiàn)有的各個(gè)信息系統(tǒng)通過(guò)協(xié)同辦公平臺(tái)進(jìn)行集成、建立統(tǒng)一的管控平臺(tái)，在企業(yè)充分釋放信息化能量的整體戰(zhàn)略中也發(fā)揮著舉足輕重的地位。

　　寫在最后

　　在現(xiàn)代企業(yè)中，與現(xiàn)代化的生產(chǎn)、物流、辦公環(huán)境相匹配的，應(yīng)該是現(xiàn)代化的管理方式。協(xié)同辦公、ERP這樣的信息化應(yīng)用在企業(yè)中不僅扮演著降本增效的角色，更成為規(guī)范業(yè)務(wù)流程、改進(jìn)企業(yè)管理方式的工具。

　　在三元食品這樣的“老國(guó)企”，我們看到，信息化帶來(lái)的辦公方式和管理方式的轉(zhuǎn)變，讓其煥發(fā)出高效、快捷的新活力。

　　當(dāng)然，在協(xié)同辦公這個(gè)典型的信息化應(yīng)用中，第三方系統(tǒng)實(shí)施企業(yè)也為三元食品量體裁衣，基于其現(xiàn)狀建立了一個(gè)全面支撐各類業(yè)務(wù)與各個(gè)組織、制度與流程固化、靈活適應(yīng)業(yè)務(wù)變化、保障業(yè)務(wù)正常運(yùn)行并具備移動(dòng)辦公能力的平臺(tái)，幫助其實(shí)現(xiàn)了高效快捷的管理與協(xié)作。

　　本報(bào)記者 洪蕾

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