回想一下你所經(jīng)歷的項(xiàng)目，有沒(méi)有出現(xiàn)過(guò)以下這樣的情況：客戶在檢查項(xiàng)目階段成果時(shí)，指出曾經(jīng)要求的某個(gè)產(chǎn)品特性沒(méi)有包含在其中，并且抱怨說(shuō)早就以口頭的方式反映給了項(xiàng)目組的成員，糟糕的是作為項(xiàng)目經(jīng)理的你卻一無(wú)所知，而那位成員解釋說(shuō)把這點(diǎn)忘記了；或者，你手下的程序員在設(shè)計(jì)評(píng)審時(shí)描述了他所負(fù)責(zé)的模塊架構(gòu)，然而軟件開(kāi)發(fā)出來(lái)后，你發(fā)現(xiàn)這和你所理解的結(jié)構(gòu)大相徑庭……

　　可能你遇到的情況還要復(fù)雜。問(wèn)題到底出在哪兒呢？其實(shí)很簡(jiǎn)單，就兩個(gè)字--溝通。

　　在項(xiàng)目中，溝通更是不可忽視。項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通，通?；ㄔ谶@方面的時(shí)間應(yīng)該占到全部工作的75%-90%。良好的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題、控制好項(xiàng)目的各個(gè)方面。

　　在一些大型項(xiàng)目中，通常涉及的項(xiàng)目人員眾多，并且會(huì)有多個(gè)職能部門參與。如何將這些職能人員組成一個(gè)有效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素之一。

　　管理學(xué)指出，通常，管理者要用70%的時(shí)間用于與人溝通。而對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，需要花費(fèi)90%或更多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行溝通。

　　那么，如何在項(xiàng)目中進(jìn)行行之有效的溝通管理呢？一般說(shuō)來(lái)，要從以下六個(gè)方面來(lái)考慮。

　　第一，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將溝通本身加以計(jì)劃，也就是要有具體的溝通計(jì)劃。雖然在各類項(xiàng)目管理教材中有許多關(guān)于溝通管理的論述，但真正的IT項(xiàng)目環(huán)境中，大多沒(méi)有具體的溝通管理計(jì)劃，一般都只是簡(jiǎn)單羅列了項(xiàng)目的干系人。溝通計(jì)劃的制定至少要包括以下幾個(gè)方面：

　　1、項(xiàng)目干系人的列表。最好以團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)建立干系人列表。

　　2、確定以團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)的項(xiàng)目干系人的信息需求和溝通需求，即何人何時(shí)需要何種信息。一般來(lái)講，由于大的項(xiàng)目溝通渠道實(shí)在太多，以團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)能夠大大減少這種渠道。

　　3、信息分發(fā)的渠道和方式。對(duì)于重要的項(xiàng)目一定要有定期的項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告和問(wèn)題狀態(tài)報(bào)告。

　　4、項(xiàng)目定期會(huì)議，最好是每周例會(huì)。這樣，項(xiàng)目干系人知道有了問(wèn)題在何時(shí)能夠得到討論和解決，并可避免突發(fā)組織會(huì)議找不到人的局面。

　　5、特殊問(wèn)題的溝通對(duì)策。

　　第二，項(xiàng)目經(jīng)理要盡量利用好干系人的首次會(huì)議，將項(xiàng)目的內(nèi)容做出較為詳細(xì)的交待，并提請(qǐng)所有干系人對(duì)項(xiàng)目可能出現(xiàn)的問(wèn)題提出建議。

　　第三，項(xiàng)目經(jīng)理要嚴(yán)格控制會(huì)議的次數(shù)以及內(nèi)容，全面管理自己的時(shí)間分配。項(xiàng)目經(jīng)理要明確自己的職責(zé)，要努力將會(huì)議的時(shí)間限制在一定的范圍。并且，會(huì)議最好要形成具體可行的活動(dòng)內(nèi)容，并指派具體的實(shí)施人員。

　　第四，項(xiàng)目經(jīng)理要理解溝通的不同層次，同時(shí)要利用這些層次為自己的項(xiàng)目服務(wù)。即使項(xiàng)目經(jīng)理本身就是一個(gè)高級(jí)管理人員，他通常也無(wú)法解決所有的問(wèn)題。因此，項(xiàng)目經(jīng)理需要定期與高層管理人員進(jìn)行交流，需要高層解決的問(wèn)題一定要及時(shí)上報(bào)。

　　第五，溝通的目的一定要非常明確，項(xiàng)目經(jīng)理要對(duì)溝通的內(nèi)容進(jìn)行管理，要注意防止跑題。跑題的情況通常在項(xiàng)目的后期中容易出現(xiàn)，隨著項(xiàng)目人員的熟悉，很多與項(xiàng)目無(wú)關(guān)的話題都有可能占用項(xiàng)目會(huì)議的時(shí)間，并且通常還不易察覺(jué)。因此無(wú)論是項(xiàng)目會(huì)議還是相關(guān)文件，都要明確所要討論的內(nèi)容。

　　第六，溝通不僅局限在公司內(nèi)部，同時(shí)也要同外部，尤其是客戶進(jìn)行交流。特別是對(duì)項(xiàng)目重要的里程碑，需要征得客戶的支持。這包括客戶的準(zhǔn)備活動(dòng)、施工的時(shí)間、客戶的工作日歷等等。

　　事實(shí)上，溝通管理是一門復(fù)雜的管理科學(xué)，需要項(xiàng)目經(jīng)理在實(shí)踐中加以總結(jié)。項(xiàng)目管理中的溝通與日常管理中溝通的不同之處在于，項(xiàng)目經(jīng)理要在最短的時(shí)間內(nèi)，達(dá)到滿足項(xiàng)目需求的溝通效果。

　　韓春生

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